Mandare un invito troppo presto significa farsi dimenticare; mandarlo troppo tardi significa trovare gli invitati già impegnati. In mezzo c’è una finestra larga qualche settimana, diversa per ogni tipo di evento. Qui trovi i tempi, e soprattutto il modo di calcolarli a partire dalla tua data.
Il calendario si costruisce a ritroso
Non si parte dal giorno in cui mandi l’invito: si parte dal giorno in cui devi dare i numeri a qualcuno — il ristorante, il catering, chi affitta le sedie. Da lì si torna indietro:
- Il giorno dell’evento.
- Il giorno in cui il locale vuole i numeri definitivi. Chiediglielo: è la data che comanda tutte le altre.
- La scadenza delle conferme, circa una settimana prima del punto 2. Ti serve margine per i ritardatari.
- Il promemoria, una settimana prima della scadenza.
- L’invio dell’invito, che deve stare abbastanza prima da lasciare alle persone il tempo di decidere — le tabelle qui sotto dicono quanto.
Se il conto non torna, il pezzo da spostare è l’invio, non la scadenza delle conferme.
I tempi, per tipo di evento
| Evento | Quando mandare l’invito | Conferme entro |
|---|---|---|
| Matrimonio | 2-3 mesi prima | 3-4 settimane prima |
| Matrimonio con molti ospiti da fuori regione | 3-4 mesi prima | 4-6 settimane prima |
| Diciottesimo | 3-4 settimane prima | 2 settimane prima |
| Compleanno di adulti | 2-3 settimane prima | 1 settimana prima |
| Festa di compleanno di bambini | 2 settimane prima | 4-5 giorni prima |
| Cena o festa in casa | 1-2 settimane prima | 3-4 giorni prima |
| Anniversario, festa di famiglia | 1 mese prima | 2 settimane prima |
| Festa a sorpresa | 3-4 settimane prima | 1 settimana prima |
Sono finestre, non regole: un invito mandato qualche giorno prima o dopo non rovina niente. Quello che rovina è mandarlo il mercoledì per il sabato, oppure sei mesi prima e poi mai più.
Il matrimonio, passo per passo
Il matrimonio è l’unico caso in cui la comunicazione è a due tempi.
- Save the date — da 6 a 12 mesi prima. Serve se sposi in alta stagione, se molti ospiti devono prendere un treno o un aereo, o se la data cade in un ponte. Contiene due sole informazioni: i nomi e la data. Non contiene ancora gli orari, e non chiede conferme.
- La partecipazione — 2-3 mesi prima. È l’invito vero: cerimonia, ricevimento, indirizzi, orari, richiesta di conferma con una data.
- Le conferme — 3-4 settimane prima del giorno. Prima ancora, controlla quando il catering vuole i numeri: quella data comanda.
- Il promemoria e i dettagli dell’ultima ora — 7-10 giorni prima. Orario di arrivo, parcheggi, navette, meteo.
Se ti sposi in un periodo affollato — maggio, giugno e settembre in Italia, oppure un weekend lungo — sposta tutto indietro di un mese: i tuoi invitati stanno ricevendo anche altri inviti.
Le formule da scrivere in ciascuno di questi passaggi sono in testi per partecipazioni di matrimonio.
I periodi da tenere d’occhio in Italia
- Agosto: metà mese è fermo. Un invito mandato a Ferragosto lo si legge a settembre.
- Le feste di fine anno: le cene di dicembre si riempiono da novembre. Se fai una festa fra il 20 dicembre e l’Epifania, muoviti con un mese e mezzo.
- I ponti di primavera: 25 aprile, 1 maggio, 2 giugno. Molte persone partono, e lo decidono presto.
- Gli esami di maturità, se inviti diciottenni fra giugno e luglio.
- Il periodo delle comunioni e dei matrimoni, da maggio a settembre: i fine settimana degli adulti si prenotano con mesi di anticipo.
Digitale e cartaceo hanno tempi diversi
La partecipazione di carta va stampata, imbustata e recapitata: alla finestra d’invio si aggiungono i giorni della tipografia e quelli della posta o della consegna a mano. In pratica, per un matrimonio, dalla scelta della grafica al momento in cui l’invito è nelle mani degli ospiti passano dalle tre alle sei settimane, e la decisione va presa prima.
Un invito digitale arriva nel momento in cui premi invio: la finestra è la stessa, ma la puoi decidere il giorno prima. Vale anche al contrario — se hai già superato i tempi, un invito digitale è il modo di recuperare senza far sembrare la festa improvvisata. Il confronto completo, costi compresi, è in invito digitale o cartaceo.
Che cosa fare dopo aver mandato l’invito
- Non mandare il secondo messaggio il giorno dopo. Le risposte arrivano a ondate: la prima nelle 48 ore, la seconda quando scade il termine.
- Un solo promemoria, una settimana prima della scadenza, e un messaggio privato a chi manca il giorno dopo. Come scriverli è in come chiedere la conferma di presenza.
- Un conto alla rovescia nell’invito aiuta più di un sollecito: chi riapre il link vede da solo quanti giorni mancano.
- Se qualcosa cambia — l’orario, il locale, la strada chiusa — l’invito digitale si corregge e chi apre il link vede la versione nuova. Il messaggio però mandalo lo stesso: una correzione silenziosa non la nota nessuno.
Domande frequenti
Quanto tempo prima si mandano le partecipazioni di matrimonio? Da due a tre mesi prima del giorno, e da tre a quattro se molti ospiti vengono da lontano o se ti sposi in alta stagione. Il save the date, se lo mandi, sta da sei a dodici mesi prima e contiene solo i nomi e la data.
Quanto tempo prima si manda l’invito di un diciottesimo? Tre o quattro settimane prima, con le conferme richieste entro due settimane prima della festa. È il tempo che serve a chi deve organizzarsi per una serata fuori senza che la data si perda per strada.
È tardi per mandare l’invito? Se mancano più di dieci giorni, no. Sotto i dieci giorni conviene accompagnare l’invito con un messaggio diretto a ciascuno e chiedere la conferma entro pochi giorni: le persone rispondono, ma solo se capiscono che la risposta ti serve adesso.
Quando l’invito è pronto in dieci minuti
Su Invitissimo l’invito si compone in una decina di minuti e si pubblica quando vuoi: nessuna stampa, nessuna spedizione, e il conto alla rovescia dentro l’invito lavora per te fino al giorno della festa. Se la data o il locale cambiano, correggi e il link resta lo stesso — le correzioni sono comprese nel prezzo. Il link poi lo mandi tu, con i tuoi mezzi: non spediamo niente al posto tuo e non ti chiediamo la rubrica.
L’invito costa 29 €, una volta sola, con ospiti illimitati: comincia da qui.